Polityka prywatności

1. Definicje

Na potrzeby niniejszej Polityki przyjmuje się następujące znaczenie pojęć, o ile z kontekstu nie wynika inaczej:

• Dane osobowe — informacje o zidentyfikowanej lub możliwej do zidentyfikowania osobie fizycznej.
• Przetwarzanie — każda operacja wykonywana na danych osobowych, w tym zbieranie, utrwalanie, przechowywanie, udostępnianie i usuwanie.
• Strona marketingowa — serwis informacyjny dostępny pod adresem syntexa.pl, niebędący platformą produktową.
• Platforma — usługa Syntexa świadczona na podstawie umowy z klientem B2B (broker, kancelaria, agent).
• Klient — podmiot, który zawarł z Syntexa umowę o świadczenie usług platformy.
• Użytkownik — osoba korzystająca ze Strony marketingowej lub — po utworzeniu konta — z Platformy w imieniu Klienta.

2. Administrator danych osobowych

Administratorem danych osobowych w zakresie określonym niniejszą Polityką jest Syntexa Sp. z o.o. Dane rejestrowe Administratora są dostępne w publicznych rejestrach przedsiębiorców; w sprawach ochrony danych osobowych wystarczającym kontaktem jest adres e-mail wskazany w § wstępnym.

W odniesieniu do danych osobowych klientów końcowych brokerów (np. ubezpieczonych, pracowników objętych programem grupowym), które Klient wprowadza do Platformy, administratorem pozostaje Klient (broker lub kancelaria). Syntexa w takim zakresie działa jako podmiot przetwarzający na podstawie umowy powierzenia przetwarzania danych (art. 28 RODO), o ile strony postanowią inaczej w dokumentacji umownej.

3. Zakres stosowania Polityki

Polityka ma zastosowanie do następujących obszarów:

• korzystania ze Strony marketingowej, w tym przeglądania treści, nawigacji i — w stosownym zakresie — plików cookies;
• wysłania zapytania o demonstrację produktu za pośrednictwem formularza dostępnego na Stronie marketingowej;
• korespondencji e-mail prowadzonej z Syntexa w związku z zapytaniami handlowymi lub współpracą;
• korzystania z Platformy po zawarciu umowy z Klientem oraz realizacji obowiązków wynikających z takiej umowy.

Strona marketingowa nie wymaga rejestracji konta użytkownika. Platforma podlega odrębnym warunkom umownym, regulaminowi lub dokumentacji wdrożeniowej przekazywanej Klientowi. W przypadku sprzeczności między niniejszą Polityką a umową dotyczącą Platformy — w zakresie świadczenia usługi platformowej — pierwszeństwo mają postanowienia umowy z Klientem.

4. Kategorie przetwarzanych danych osobowych

W zależności od sposobu kontaktu z Syntexa możemy przetwarzać następujące kategorie danych:

• Dane identyfikacyjne i kontaktowe — imię i nazwisko, adres e-mail służbowy, nazwa firmy lub kancelarii, numer telefonu (jeśli podany), treść wiadomości.
• Dane techniczne i eksploatacyjne — adres IP, data i czas połączenia, identyfikator sesji, typ przeglądarki i systemu operacyjnego, adres URL odsyłający, podstawowe informacje o urządzeniu, niezbędne do działania Strony marketingowej i zapewnienia bezpieczeństwa.
• Dane dotyczące źródła zapytania — w przypadku wejścia na Stronę marketingową z linku zawartego w naszej komunikacji B2B: informacje o kampanii lub komunikacie w zakresie niezbędnym do obsługi zapytania i pomiaru skuteczności działań informacyjnych skierowanych do profesjonalistów rynku ubezpieczeń.
• Dane użytkowników Platformy — dane logowania, identyfikatory kont, role i uprawnienia, dane wprowadzane w ramach korzystania z funkcji Platformy, w tym dokumenty i treści przekazywane przez Klienta.
• Dane zawarte w dokumentach — w Platformie mogą znajdować się dane osobowe osób trzecich (np. ubezpieczonych); za zgodność ich wprowadzenia z prawem odpowiada Klient jako administrator tych danych.

Nie zamierzamy zbierać danych szczególnych kategorii w rozumieniu art. 9 RODO za pośrednictwem formularza demonstracyjnego ani Strony marketingowej. Prosimy o nieprzesyłanie takich danych w polach formularza lub w korespondencji inicjującej, chyba że jest to niezbędne i uzgodnione z nami.

5. Cele, podstawy prawne i okresy przetwarzania

Dane osobowe przetwarzamy wyłącznie w konkretnych, zgodnych z prawem celach. Poniżej wskazujemy główne cele, podstawy prawne oraz orientacyjne kryteria okresu przechowywania:

• Odpowiedź na zapytanie o demo i prowadzenie kontaktu handlowego — podstawa: art. 6 ust. 1 lit. b RODO (działania przed zawarciem umowy na żądanie osoby, której dane dotyczą) oraz art. 6 ust. 1 lit. f RODO (prawnie uzasadniony interes polegający na obsłudze zapytań i rozwoju relacji B2B). Okres: do zakończenia korespondencji handlowej, wygaśnięcia przedawnienia roszczeń lub wniesienia skutecznego sprzeciwu — w granicach dopuszczalnych przepisami.
• Zawarcie i wykonanie umowy o świadczenie usług Platformy — podstawa: art. 6 ust. 1 lit. b RODO oraz, w stosownych przypadkach, obowiązek prawny (art. 6 ust. 1 lit. c). Okres: przez czas trwania umowy oraz po jej zakończeniu — przez okres wymagany przepisami prawa lub do upływu terminów przedawnienia roszczeń.
• Powierzenie przetwarzania danych Klienta — podstawa: art. 28 RODO oraz umowa powierzenia. Okres: zgodnie z umową powierzenia i dokumentacją retencji przekazaną Klientowi.
• Statystyki Strony marketingowej — podstawa: art. 6 ust. 1 lit. f RODO (uzasadniony interes polegający na poznaniu sposobu korzystania ze Strony w formie zbiorczej) lub zgoda (art. 6 ust. 1 lit. a), jeżeli wymagana przez prawo lub naszą konfigurację narzędzia analitycznego. Okres: zgodnie z polityką danego narzędzia lub do wycofania zgody.
• Bezpieczeństwo, zapobieganie nadużyciom i dochodzenie roszczeń — podstawa: art. 6 ust. 1 lit. f RODO. Okres: przez czas niezbędny do zabezpieczenia dowodów i obrony przed roszczeniami, z uwzględnieniem przepisów o przedawnieniu.
• Wypełnienie obowiązków prawnych — podstawa: art. 6 ust. 1 lit. c RODO (np. przepisy podatkowe, rachunkowe). Okres: zgodnie z wymogami prawa.

6. Odbiorcy danych i kategorie podmiotów przetwarzających

Dane osobowe mogą być ujawniane wyłącznie podmiotom uprawnionym oraz podmiotom przetwarzającym działającym na nasze zlecenie, w zakresie niezbędnym do realizacji celów opisanych w Polityce. Nie sprzedajemy danych osobowych ani nie udostępniamy ich w celach marketingowych osób trzecich niezwiązanych z naszą działalnością.

• dostawcom hostingu i infrastruktury informatycznej zlokalizowanej w Unii Europejskiej;
• dostawcom poczty elektronicznej i narzędzi komunikacji biznesowej;
• dostawcom narzędzi wspierających obsługę klienta, CRM lub analitykę Strony marketingowej — wyłącznie w zakresie skonfigurowanym zgodnie z RODO;
• dostawcom technologii wspierających przetwarzanie dokumentów w ramach Platformy — na podstawie umów powierzenia lub jako podprocesorzy, zgodnie z umową z Klientem;
• podmiotom świadczącym usługi prawne, księgowe lub doradcze — w zakresie niezbędnym do obsługi spraw Administratora;
• organom publicznym — jeżeli obowiązek wynika z przepisów prawa.

Szczegółową listę podprocesorów usługi Platformy udostępniamy Klientom w dokumentacji umownej. Osobom zainteresowanym współpracą handlową udzielamy informacji o kategoriach podmiotów przetwarzających na uzasadnione żądanie skierowane na adres kontaktowy Administratora.

7. Przekazywanie danych do państw trzecich

Dane przetwarzane w związku ze Stroną marketingową i formularzem demonstracyjnym przechowujemy i przetwarzamy zasadniczo w Unii Europejskiej.

W ramach świadczenia usługi Platformy, po zawarciu umowy z Klientem i z zastosowaniem odpowiednich mechanizmów prawnych (w tym standardowych klauzul umownych Komisji Europejskiej lub innych środków uznanych przez RODO), wybrane operacje mogą polegać na współpracy z dostawcami technologii mającymi siedzibę poza Europejskim Obszarem Gospodarczym. Takie przekazania odbywają się wyłącznie w zakresie niezbędnym do świadczenia usługi, z zachowaniem umownych zabezpieczeń i bez wykorzystywania danych Klienta do trenowania modeli przez tych dostawców. Strona marketingowa i formularz demonstracyjny nie służą do przesyłania dokumentów polisowych do takich dostawców.

8. Prawa osób, których dane dotycząą

Przysługują Państwu następujące prawa, w zakresie i na zasadach określonych w RODO:

• Prawo dostępu — uzyskania informacji, czy przetwarzamy Państwa dane oraz otrzymania kopii danych.
• Prawo do sprostowania — żądania poprawienia nieprawidłowych lub uzupełnienia niekompletnych danych.
• Prawo do usunięcia („prawo do bycia zapomnianym”) — w przypadkach przewidzianych w art. 17 RODO.
• Prawo do ograniczenia przetwarzania — w przypadkach przewidzianych w art. 18 RODO.
• Prawo do przenoszenia danych — otrzymania danych w ustrukturyzowanym formacie i przekazania ich innemu administratorowi, gdy przetwarzanie odbywa się na podstawie zgody lub umowy oraz w sposób zautomatyzowany.
• Prawo sprzeciwu — wobec przetwarzania opartego na art. 6 ust. 1 lit. f RODO, z przyczyn związanych z Państwa szczególną sytuacją.
• Prawo cofnięcia zgody — w dowolnym momencie, bez wpływu na zgodność z prawem przetwarzania dokonanego przed cofnięciem, jeżeli przetwarzanie opiera się na zgodzie.
• Prawo wniesienia skargi — do organu nadzorczego, tj. Prezesa Urzędu Ochrony Danych Osobowych (ul. Stawki 2, 00-193 Warszawa, https://uodo.gov.pl).

W celu realizacji praw prosimy o kontakt na adres: kontakt@syntexa.pl. Odpowiemy bez zbędnej zwłoki, nie później niż w terminach przewidzianych w RODO. Możemy poprosić o dodatkowe informacje w celu weryfikacji tożsamości wnioskodawcy. Jeżeli Państwa dane są przetwarzane w Platformie przez brokera — wnioski dotyczące tych danych należy kierować do brokera jako administratora.

9. Dobrowolność podania danych i konsekwencje ich niepodania

Podanie danych w formularzu demonstracyjnym jest dobrowolne, jednak niezbędne do nawiązania kontaktu handlowego i umówienia prezentacji produktu. Brak podania wymaganych pól uniemożliwi obsługę zapytania. Podanie numeru telefonu lub treści wiadomości jest opcjonalne.

Korzystanie ze Strony marketingowej bez wysyłania formularza nie wymaga podawania danych identyfikujących, z wyjątkiem danych technicznych generowanych automatycznie przez przeglądarkę.

10. Zautomatyzowane podejmowanie decyzji i profilowanie

W związku ze Stroną marketingową i formularzem demonstracyjnym nie stosujemy zautomatyzowanego podejmowania decyzji, w tym profilowania, które wywoływałoby wobec Państwa skutki prawne lub w podobny sposób istotnie na Państwa wpływało. W Platformie mogą być stosowane funkcje wspomagane technologią — szczegóły dotyczące logiki i znaczenia takiego przetwarzania przekazujemy Klientom w dokumentacji umownej, jeżeli ma to zastosowanie.

11. Pliki cookies i podobne technologie

Strona marketingowa może wykorzystywać pliki cookies oraz podobne technologie w następujących celach:

• Niezbędne — zapewnienie podstawowych funkcji Strony, bezpieczeństwa i zapamiętania wyborów (np. języka), bez których Strona może działać nieprawidłowo.
• Analityczne — pomiar ruchu na Stronie w formie zbiorczej i statystycznej, bez profilowania reklamowego behawioralnego, o ile wdrożymy takie narzędzie — na podstawie uzasadnionego interesu lub zgody, zależnie od wymogów prawa.

Po zalogowaniu do Platformy stosujemy cookies sesji i mechanizmy uwierzytelniania zgodnie z zasadami przekazanym użytkownikom usługi. Ustawienia przeglądarki umożliwiają ograniczenie lub blokowanie cookies; może to wpłynąć na funkcjonalność Strony.

12. Bezpieczeństwo danych osobowych

Stosujemy środki techniczne i organizacyjne odpowiednie do ryzyka naruszenia praw lub wolności osób, których dane dotyczą, w tym m.in. kontrolę dostępu, szyfrowanie transmisji, politykę haseł i szkoleń oraz procedury reagowania na incydenty. Szczegółowy opis podejścia do bezpieczeństwa dla osób oceniających współpracę znajduje się na stronie Bezpieczeństwo.

13. Zmiany Polityki

Zastrzegamy sobie prawo do aktualizacji niniejszej Polityki w przypadku zmiany przepisów, zakresu usług lub sposobu przetwarzania danych. Aktualna wersja jest publikowana na tej stronie wraz z datą ostatniej aktualizacji. W przypadku istotnych zmian możemy poinformować Klientów umownych dodatkowymi kanałami.